Abmahnung Form und Inhalt

Die Abmahnung

Ob nun zur Vorbereitung einer Kündigung oder um den Arbeitnehmer einfach nur in die Schranken zu weisen, eine Abmahnung muss bestimmten Voraussetzungen genügen. Sonst ist sie unwirksam.

Wann soll man Abmahnen?

Die Abmahnung ist ein rechtliches Instrument, welches gesetzlich nicht geregelt ist, und doch im Arbeitsalltag einen wichtigen Stellenwert eingenommen hat.

Mit der Abmahnung drückt der Arbeitgeber seine Missbilligung eines Verhaltens des Arbeitnehmers aus. Er weist ihn auf das konkret zu unterlassende Verhalten hin und droht ihm für den Wiederholungsfalle mit einer fristlosen Kündigung. Gerade wegen des Charakters der Abmahnung als Vorbereitung der fristlosen Kündigung, sollte der Arbeitgeber sorgfältig prüfen, ob er das Mittel der Abmahnung tatsächlich wählen möchte.

In folgenden Fällen ist eine Abmahnung sinnvoll:

• der Arbeitnehmer hat eine erhebliche Pflichtverletzung begangen, die aber für sich noch keinen Kündigungsgrund darstellt. (Arbeitsbummelei, verspätete Anzeige bei einer Krankmeldung u.s.w)
• eine Kündigung des Arbeitnehmers wegen seines Verhaltens soll vorbereitet werden
• der Arbeitnehmer begeht nur kleine Vertragsverletzungen, diese aber andauernd und hartnäckig. Deshalb soll der Arbeitnehmer durch eine Abmahnung einen "Warnschuss" erhalten.

Beachten Sie auch, dass der Erhalt einer Abmahnung für den Arbeitnehmer demotivierend wirkt. Der Einsatz dieses Mittels sollte also wohl überlegt sein. Ziehen Sie auch andere Möglichkeiten einer Reaktion in Betracht, wie eine Verwarnung oder ein klärendes ein Mitarbeitergespräch. Mangelnde Kommunikation im Unternehmen verhindert oft, dass die eine Seite nicht versteht, was die andere Seite von ihr erwartet.

Form der Abmahnung

Eine Abmahnung ist zwar nicht formgebunden, sollte aber stets schriftlich erfolgen. Nur auf diese Weise ist gesichert, dass der genaue Inhalt der Abmahnung auch später noch nachvollziehbar ist. Eine Kopie der Abmahnung sollte auch immer zur Personalakte genommen werden, da die Abmahnung zu einem späteren Zeitpunkt der Vorbereitung einer Kündigung dienen kann.

Inhalt

Die Abmahnung sollte sachlich und frei von Wertungen oder sogar Beleidigungen formuliert sein.
Gegenstand der Abmahnung kann nur ein Verhalten sein, was der Arbeitnehmer selbst steuern kann. So soll der Arbeitnehmer dazu angehalten werden, sich zukünftig den Erwartungen seines Arbeitgebers zu fügen. Andernfalls kann verhaltensbedingt gekündigt werden.

Wegen Umständen, die ein Arbeitnehmer nicht steuern kann, wie z.B. starker Körpergeruch (sofern er nicht auf mangelnde Körperhygiene zurück zu führen ist), häufige Erkrankungen und ähnliches ist die Abmahnung keine Kündigungsvoraussetzung. Insofern sollte hier auf den Ausspruch der Abmahnung verzichtet werden und eher ein klärendes Gespräch gesucht werden.

Die Abmahnung muss eine genaue Bezeichnung des missbilligten Verhaltens enthalten. Der Arbeitnehmer sollte darauf hingewiesen werden, welche Handlung er wann gemacht hat und weshalb diese Handlung gerügt wird. Sinnvoll ist es dabei anzugeben, an welchem Tag, bzw. in welchem Zeitraum er was genau getan haben soll. Bei der Nennung ist darauf zu achten, dass lediglich nachweisbare Tatsachen angegeben werden sollten, da Spekulationen zu einem Beseitigungsanspruch des Arbeitnehmers führen können. Ist eine Abmahnung zu ungenau, kann sie für eine spätere Kündigung nicht herangezogen werden.
Der Arbeitgeber muss auch zum Ausdruck bringen, dass er dieses Verhalten nicht billigt. Wenn mit der Abmahnung eine Kündigung vorbereitet werden soll, ist auch immer eine Androhung der Kündigung im Wiederholungsfalle auszusprechen.
Ein Muster für eine Abmahnung finden Sie hier

Sonstige Formalitäten

Die Abmahnung muss dem Arbeitnehmer auch zur Kenntnis gegeben werden. Sinnvollerweise lässt man sich die Entgegennahme auf einer Kopie mit dem Vermerk "Erhalten am ...." durch den Arbeitnehmer quittieren. Alternativ kann die Abmahnung auch im Beisein eines Zeugen übergeben werden.
Zur Abmahnung ist nicht nur der Arbeitgeber selbst, sondern alle weisungsberechtigten Personen des Betriebes berechtigt. So kann die Abmahnung auch durch den direkten Vorgesetzten oder durch die Personalabteilung ausgesprochen werden, auch wenn diese im Einzelfall nicht zu einer Kündigung berechtigt wären.
Der Arbeitnehmer hat stets die Möglichkeit, Einsicht in seine Personalakte zu nehmen. Hält der Arbeitnehmer die Abmahnung für ungerechtfertigt oder falsch, so kann er die Beseitigung aus der Personalakte notfalls auch gerichtlich verlangen. Dabei ist eine Abmahnung immer dann zu entfernen, wenn das abgemahnte Verhalten nicht abmahnungswürdig war (zu geringer Pflichtverstoß), die festgestellte Pflichtverletzung unzutreffend war oder auch nur ein Teil der Abmahnung diese Voraussetzungen erfüllt. Auch formelle Mängel oder das Verstreichen einer langen Zeit nach dem abmahnwürdigen Verhalten können Grund für einen Entfernungsanspruch aus der Akte sein.

Der Arbeitnehmer muss jedoch nicht direkt nach Zugang der Abmahnung tätig werden. Meist reicht es aus, wenn er z.B. im Kündigungsschutzverfahren auch die Abmahnung angreift. Er sollte dann allerdings dafür sorgen, dass seine Einwände gegen die Abmahnung noch beweisbar sind.

Wirkung der Abmahnung

Die Abmahnung hat folgende Wirkungen:

• Im Falle einer Wiederholung des rechtmäßig abgemahnten Verhaltens kann der Arbeitnehmer fristlos gekündigt werden;
• Die Abmahnung führt dazu, dass der Arbeitnehmer nicht wegen des konkreten abgemahnten Vorfalls gekündigt werden darf, sondern nur, wenn er dieses Verhalten wiederholt (Verbrauch des Kündigungsgrundes);
• Die Abmahnung verbleibt in der Personalakte; eine bestimmte Dauer ist hier nicht vorgesehen, allerdings sind sehr alte Abmahnungen nach einer langen Wohlverhaltensphase des Arbeitnehmers nicht mehr geeignet eine Kündigung zu stützen. Die Dauer hängt dabei immer vom Einzelfall ab.

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